Datenschutzerklärung

Für Bearbeitungen, bei denen SWAI Zweck und Mittel bestimmt, ist folgende Stelle verantwortlich:

Beim Betrieb des Creators, bei Konten, Abonnements, Abrechnung, Support sowie Sicherheits- und Nutzungsdaten handelt SWAI grundsätzlich als Verantwortliche.

Setzt ein Unternehmenskunde einen SWAI Chatbot auf seiner Website ein, bestimmt in der Regel dieser Kunde Zweck und Inhalt der Gespräche und ist dafür verantwortlich. SWAI bearbeitet die Gesprächs- und Wissensdaten dann als Auftragsbearbeiterin bzw. Auftragsverarbeiterin nach Weisung des Kunden.

Diese Erklärung gilt für swai.chat und zugehörige Subdomains, den Creator, die Programmierschnittstelle und eingebettete SWAI Chatbots. Wir bearbeiten Personendaten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV). Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir Bearbeitungen je nach Vorgang auf Vertragserfüllung oder vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b), gesetzliche Pflichten (lit. c), berechtigte Interessen (lit. f) oder eine Einwilligung (lit. a).

Wir erhalten Personendaten aus folgenden Quellen:

• direkt von Kontoinhabern, Organisationsmitgliedern, Supportkontakten und zahlenden Kunden;
• von Unternehmenskunden, die Konten verwalten, Wissensinhalte bereitstellen oder einen Chatbot einbetten;
• von Besuchern, die mit einem eingebetteten Chatbot kommunizieren;
• aus öffentlichen Webseiten, die ein berechtigter Nutzer ausdrücklich zum Crawling auswählt;
• automatisch von Browsern, Endgeräten, Servern und angebundenen Diensten.

• Stamm-, Konto- und Profildaten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Nutzerkennung, Organisation, Rolle und Zugriffsrechte.
• Vertrags-, Abonnement-, Rechnungs-, Nutzungs- und Zahlungsdaten. Vollständige Karten- oder Bankdaten werden direkt von Stripe bearbeitet und nicht bei SWAI gespeichert.
• Chatbot-Konfigurationen, System-Prompts, freigegebene Domains, Übersetzungen, FAQs, hochgeladene Dokumente und Inhalte ausdrücklich ausgewählter öffentlicher Webseiten.
• Chat- und Interaktionsdaten, insbesondere Nachrichten, generierte Antworten, Sitzungskennung, Zeitstempel, herangezogene Wissensausschnitte und allfälliges Feedback.
• Dateien, die Besucher einer Chatnachricht anhängen, sofern der Unternehmenskunde Datei-Uploads aktiviert hat (Bilder, PDF- und Word-Dokumente bis 5 MB). Sie dienen nur dazu, dem Besucher in diesem Gespräch zu antworten: Die Datei bzw. der extrahierte Text eines Word-Dokuments wird an Google Gemini übermittelt und mit dem Gesprächsgedächtnis in unserer Datenbank bei Supabase in der Schweiz gespeichert, bis das Gespräch gelöscht wird. Der Browser des Besuchers behält für die laufende Sitzung nur Dateiname und Dateityp.
• Kontaktangaben und Anliegen, die Besucher im Chat für eine Übergabe per E-Mail hinterlassen, sofern der Unternehmenskunde diese aktiviert hat: Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und das Anliegen. Sie werden zusammen mit dem Gespräch per E-Mail an die vom Unternehmenskunden festgelegte Adresse gesendet. Ausser im Gespräch, in dem sie enthalten bleiben, speichert SWAI nur den Zeitpunkt der Übergabe.
• Technische, Protokoll- und Sicherheitsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Referrer, Browser- und Geräteinformationen sowie Fehler- und Missbrauchssignale.

• Konten, Organisationen, Berechtigungen und Abonnements bereitstellen und verwalten; zur Vertragserfüllung.
• Wissensquellen importieren, aufteilen, indexieren und durchsuchen, Chatbot-Antworten erzeugen und ausliefern sowie, sofern der Unternehmenskunde dies aktiviert hat, Anfragen von Besuchern per E-Mail an ihn weiterleiten; zur Vertragserfüllung.
• Zahlungen, Rechnungen, Kontingente und Nutzung verwalten; zur Vertragserfüllung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
• Support leisten und über den Dienst kommunizieren; zur Vertragserfüllung und im berechtigten Interesse an guter Kundenbetreuung.
• Sicherheit, Missbrauchsschutz, Fehleranalyse, Verfügbarkeit und Qualitätskontrolle gewährleisten; im berechtigten Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Dienst.
• Optionale Analysefunktionen (Google Analytics) nur auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit diese gesetzlich erforderlich ist.

Personendaten werden nur weitergegeben, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Zu den Empfängern gehören insbesondere:

• der jeweilige Unternehmenskunde und dessen berechtigte Mitarbeitende; sie können Gespräche, Wissensinhalte, Konfigurationen und Nutzungsanalysen ihres Chatbots einsehen;
• Supabase, Inc. (USA) für Authentifizierung, Anwendungsdatenbank und das Gesprächsgedächtnis einschliesslich Chat-Anhängen, gehostet in der Schweiz (Zürich);
• Microsoft und verbundene Unternehmen für Azure-Anwendungshosting, Dateispeicherung und Azure OpenAI, das ausschliesslich Embeddings erstellt (siehe Ziffer 11), alles in der Azure-Region Switzerland North (Schweiz);
• Microsoft für E-Mails: Azure Communication Services Email (Datenspeicherort Schweiz) versendet Nachrichten aus unseren Support-, Zugangsanfrage- und Feature-Wunsch-Formularen an unser Team sowie Übergabe-E-Mails mit Kontaktangaben, Anliegen und Gespräch eines Besuchers an den Unternehmenskunden, und Microsoft 365 versendet Anmelde-, Einladungs- und Passwort-Reset-E-Mails und betreibt unsere Postfächer;
• Cloudflare, Inc. (USA) als DNS-Anbieter sowie als Proxy und Content Delivery Network für Website und Creator unter swai.chat und für die Chatbot-Skripte und -Bilder, die cdn.swai.chat an Websites mit eingebettetem Chatbot ausliefert, einschliesslich Schutz vor Angriffen. Diese Anfragen laufen über das weltweite Netzwerk von Cloudflare und werden im Rechenzentrum bearbeitet, das dem Besucher am nächsten liegt;
• Weaviate B.V. (Niederlande) für die Vektordatenbank und Suche in Wissensinhalten, gehostet in der EU;
• Google LLC für Google Gemini, das alle Chat-Antworten und Gesprächszusammenfassungen erstellt und an einen Chat angehängte Dateien liest;
• Google Ireland Limited und Google LLC für die Webanalyse (Google Analytics, Google Tag Manager), erst nach Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner;
• SideGuide Technologies, Inc. (Firecrawl) für das vom Nutzer veranlasste Erfassen ausgewählter öffentlicher Webseiten;
• Stripe Payments Europe, Limited und Stripe, Inc. für Checkout, Abonnements, Zahlungen und Rechnungsverwaltung;
• Behörden, Gerichte, Berater oder andere Dritte, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Auftragsbearbeiter werden vertraglich zu Datenschutz, Vertraulichkeit und angemessener Sicherheit verpflichtet. Einzelne Anbieter, insbesondere Stripe, können bestimmte Daten für eigene gesetzlich festgelegte Zwecke auch als selbständig Verantwortliche bearbeiten.

Je nach gewähltem KI-Modell, Projekt- und Anbieterkonfiguration sowie Supportfall können Daten in der Schweiz, den Niederlanden, Irland, anderen Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums und in den Vereinigten Staaten bearbeitet werden. Cloudflare bearbeitet Anfragen an swai.chat und cdn.swai.chat im Rechenzentrum, das dem Besucher am nächsten liegt; dieses kann auch ausserhalb der Schweiz und des EWR liegen. Anbieter können genehmigte Unterauftragsbearbeiter in weiteren, in ihren aktuellen Unterauftragslisten ausgewiesenen Staaten einsetzen. Wenn Sie in Google Analytics einwilligen, können Nutzungsdaten zudem an Google in den Vereinigten Staaten übermittelt und dort bearbeitet werden.

Für Empfängerstaaten ohne anerkannt angemessenes Datenschutzniveau verwenden wir insbesondere anerkannte Standardvertragsklauseln mit den für die Schweiz erforderlichen Anpassungen und treffen bei Bedarf zusätzliche vertragliche, organisatorische oder technische Massnahmen. Gesetzliche Ausnahmen werden nur genutzt, wenn ihre Voraussetzungen erfüllt sind. Auskunft zu den für eine konkrete Bekanntgabe geltenden Garantien kann über unsere Kontaktadresse verlangt werden.

Website und Creator verwenden technisch notwendige Cookies für Anmeldung, Sicherheit, Sitzung, Spracheinstellung und Navigation sowie zum Entsperren passwortgeschützter Demo-Seiten. Wenn Sie auf unserer öffentlichen Roadmap abstimmen, verhindert ein Cookie mit einer zufälligen Kennung (swai_roadmap_voter, gültig für ein Jahr) doppelte Stimmen; wir speichern diese Kennung nur als Hashwert. Ein eingebetteter Chatbot speichert die Gesprächskennung, die Nachrichten des laufenden Gesprächs und ob das Chatfenster oder dessen Begrüssungs-Popup geschlossen wurde im Session Storage des Browsers, damit das Gespräch fortgeführt werden kann, solange der Tab geöffnet bleibt. Angehängte Dateien selbst werden dort nicht gespeichert. Zudem merkt er sich die gewählte Chatbot-Sprache in einem Sitzungscookie (i18next) und im lokalen Speicher (i18nextLng) der Website, auf der er eingebettet ist. Ihre Cookie-Auswahl wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt; nach 180 Tagen fragt das Banner erneut. Das Cookie-Banner steuert nur Google Analytics (siehe unten). Die in diesem Absatz beschriebenen Cookies und Speicher sind für die von Ihnen genutzten Funktionen erforderlich und deshalb nicht Teil des Banners.

Auf unseren öffentlichen Webseiten (einschliesslich dieser Seite) setzen wir optional Google Analytics 4 von Google ein, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen. Google Analytics wird über den Google Tag Manager (googletagmanager.com) geladen, und zwar erst, nachdem Sie im Cookie-Banner Analyse-Cookies akzeptiert haben. Danach werden die Cookies _ga und _ga_<Container-ID> gesetzt, mit denen Google einen Browser wiedererkennen und Seitenaufrufe zu Sitzungen zusammenfassen kann, und es werden Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, ungefährer Standort sowie Browser- und Geräteinformationen an Google übermittelt. Google Signals und Funktionen zur Werbepersonalisierung verwenden wir nicht. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Einwilligung nach DSG).

Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Schaltfläche für die Cookie-Einstellungen unten links auf unserer Website ändern oder Ihre Einwilligung widerrufen. Nach einem Widerruf wird Google Analytics nicht mehr geladen und die zugehörigen Cookies werden gelöscht.

• Konto-, Profil-, Konfigurations-, Wissens- und Gesprächsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Kontos oder Vertrags bzw. bis zur Löschung durch den berechtigten Kunden aufbewahrt. Nach Vertragsende werden verbleibende Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Abwicklung und Nachweis nicht mehr benötigt werden.
• Beim Website-Import werden Crawl-Aufträge und Zwischenresultate nur für die Durchführung und Fehlerbehebung benötigt; die übernommenen Inhalte bleiben als Wissensquelle bestehen, bis sie der Kunde löscht.
• Vertrags-, Abrechnungs- und Buchungsbelege bewahren wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben in der Regel zehn Jahre auf.
• Anwendungs-, Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Untersuchung konkreter Vorfälle erforderlich ist. Die Frist hängt von System und Ereignis ab.
• Von Google Analytics erhobene Daten werden automatisch nach zwei Monaten gelöscht.
• Gelöschte Daten können bis zur planmässigen Überschreibung vorübergehend in eingeschränkt zugänglichen Sicherungskopien verbleiben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Beweissicherungsinteressen bleiben vorbehalten.

Wir treffen risikogerechte technische und organisatorische Massnahmen, insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe, getrennte Berechtigungen, Protokollierung, Datensicherungen und Schutz vor missbräuchlichen Anfragen. Kein System ist vollständig sicher; ein absoluter Schutz kann nicht garantiert werden.

Für eine Antwort werden die Nachricht des Chatbesuchers, eine allfällig angehängte Datei, der bisherige Gesprächsverlauf, relevante Ausschnitte aus den vom Kunden bereitgestellten Wissensquellen sowie Anweisungen an das für den Chatbot gewählte Google-Gemini-Modell übermittelt. Google Gemini erstellt alle Chat-Antworten und in längeren Gesprächen Zusammenfassungen früherer Nachrichten, die dem Chatbot als Gedächtnis dienen. Microsoft Azure OpenAI erstellt ausschliesslich Embeddings, also numerische Darstellungen von Wissensinhalten und von aus Besuchernachrichten abgeleiteten Suchanfragen, mit denen relevante Ausschnitte gefunden werden; es erstellt keine Antworten. SWAI verwendet Kunden- und Gesprächsdaten nicht zum Training allgemein verfügbarer KI-Modelle.

Der Dienst ist nicht dafür bestimmt, ausschliesslich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Personen zu treffen. Kunden, die den Chatbot in entscheidungsrelevanten Abläufen einsetzen, sind für eine geeignete menschliche Prüfung und zusätzliche Pflichtinformationen verantwortlich.

Im Rahmen des anwendbaren Rechts können Sie insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten verlangen. Soweit die DSGVO gilt, können zusätzlich Rechte auf Einschränkung und Widerspruch bestehen. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen und Rechte im gesetzlich zulässigen Umfang einschränken. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder, soweit anwendbar, bei einer zuständigen europäischen Aufsichtsbehörde beschweren.

Betrifft Ihr Anliegen ein Gespräch mit dem Chatbot eines Unternehmenskunden, wenden Sie sich bitte zuerst an den Betreiber der betreffenden Website. Dieser leitet erforderliche Anweisungen an SWAI weiter.

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)

Datenschutzanfragen richten Sie an info@swai-solutions.ch. Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich der Dienst, die eingesetzten Anbieter oder die Rechtslage wesentlich ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Aktualisierungsdatum steht am Seitenanfang.