Informativa sulla privacy

Il titolare dei trattamenti di cui SWAI determina finalità e mezzi è:

SWAI opera in linea di principio come titolare del trattamento per la gestione del Creator e per i dati relativi ad account, abbonamenti, fatturazione, assistenza, sicurezza e utilizzo.

Quando un cliente aziendale utilizza un chatbot SWAI sul proprio sito, di norma determina la finalità e il contenuto delle conversazioni e ne è responsabile. SWAI tratta allora i dati delle conversazioni e della base di conoscenza come responsabile del trattamento, seguendo le istruzioni del cliente.

Questa informativa si applica a swai.chat e ai relativi sottodomini, al Creator, all'interfaccia di programmazione e ai chatbot SWAI incorporati. Trattiamo i dati personali conformemente alla legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e alla relativa ordinanza. Quando si applica il GDPR, il trattamento si fonda, a seconda dell'attività, sull'esecuzione di un contratto o su misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b), su obblighi legali (lett. c), su interessi legittimi (lett. f) o sul consenso (lett. a).

Otteniamo dati personali dalle seguenti fonti:

• direttamente dai titolari degli account, dai membri delle organizzazioni, dai contatti di assistenza e dai clienti paganti;
• dai clienti aziendali che gestiscono gli account, forniscono i contenuti della base di conoscenza o incorporano un chatbot;
• dai visitatori che comunicano con un chatbot incorporato;
• dai siti web pubblici che un utente autorizzato seleziona espressamente per la scansione;
• automaticamente da browser, dispositivi, server e servizi collegati.

• Dati identificativi, dell'account e del profilo, in particolare nome, indirizzo e-mail, identificativo utente, organizzazione, ruolo e diritti di accesso.
• Dati contrattuali, di abbonamento, fatturazione, utilizzo e pagamento. I dati completi di carte o conti bancari sono trattati direttamente da Stripe e non vengono memorizzati da SWAI.
• Configurazioni dei chatbot, prompt di sistema, domini autorizzati, traduzioni, FAQ, documenti caricati e contenuti di siti web pubblici espressamente selezionati.
• Dati di chat e interazione, in particolare messaggi, risposte generate, identificativo di sessione, data e ora, estratti della base di conoscenza consultati ed eventuali feedback.
• File che i visitatori allegano a un messaggio di chat, se il cliente aziendale ha attivato il caricamento di file (immagini, documenti PDF e Word fino a 5 MB). Servono solo a rispondere al visitatore in quella conversazione: il file, o il testo estratto di un documento Word, viene trasmesso a Google Gemini e conservato con la memoria della conversazione nel nostro database presso Supabase in Svizzera fino alla cancellazione della conversazione. Il browser del visitatore conserva solo il nome e il tipo del file per la sessione in corso.
• Dati di contatto e richieste che i visitatori lasciano in una chat per un passaggio via e-mail, se il cliente aziendale lo ha attivato: nome, indirizzo e-mail o numero di telefono e la richiesta. Vengono inviati insieme alla conversazione via e-mail all'indirizzo stabilito dal cliente aziendale. Oltre che nella conversazione, in cui restano contenuti, SWAI registra solo il momento del passaggio.
• Dati tecnici, di registro e di sicurezza, in particolare indirizzo IP, orario, risorsa richiesta, referrer, informazioni su browser e dispositivo, nonché segnali di errore o abuso.

• Fornire e gestire account, organizzazioni, autorizzazioni e abbonamenti; per eseguire il contratto.
• Importare, suddividere, indicizzare e cercare nelle fonti della base di conoscenza, generare e fornire le risposte del chatbot e, se il cliente aziendale lo ha attivato, inoltrargli via e-mail le richieste dei visitatori; per eseguire il contratto.
• Gestire pagamenti, fatture, contingenti e utilizzo; per eseguire il contratto e rispettare gli obblighi legali.
• Fornire assistenza e comunicazioni sul servizio; per eseguire il contratto e nel nostro legittimo interesse a offrire una buona assistenza.
• Garantire sicurezza, prevenzione degli abusi, analisi degli errori, disponibilità e qualità; nel nostro legittimo interesse a fornire un servizio sicuro e affidabile.
• Utilizzare funzioni facoltative di analisi (Google Analytics) solo sulla base del consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR) quando questo è richiesto dalla legge.

Comunichiamo i dati personali solo nella misura necessaria alle finalità descritte. Tra i destinatari figurano in particolare:

• il relativo cliente aziendale e il suo personale autorizzato, che possono visualizzare conversazioni, contenuti della base di conoscenza, configurazioni e analisi dell'utilizzo del proprio chatbot;
• Supabase, Inc. (Stati Uniti) per l'autenticazione, il database dell'applicazione e la memoria delle conversazioni, compresi gli allegati della chat, con hosting in Svizzera (Zurigo);
• Microsoft e società collegate per l'hosting dell'applicazione Azure, l'archiviazione dei file e Azure OpenAI, che crea esclusivamente embedding (vedi sezione 11), il tutto nella regione Azure Switzerland North (Svizzera);
• Microsoft per le e-mail: Azure Communication Services Email (dati conservati in Svizzera) invia al nostro team i messaggi dei nostri moduli di assistenza, richiesta di accesso e proposta di funzionalità e al cliente aziendale le e-mail di passaggio con i dati di contatto, la richiesta e la conversazione di un visitatore, e Microsoft 365 invia le e-mail di accesso, invito e reimpostazione della password e gestisce le nostre caselle di posta;
• Cloudflare, Inc. (Stati Uniti) come fornitore DNS e come proxy e rete di distribuzione dei contenuti (CDN) per il sito web e il Creator su swai.chat e per gli script e le immagini del chatbot che cdn.swai.chat fornisce ai siti web con un chatbot incorporato, compresa la protezione dagli attacchi. Queste richieste passano attraverso la rete globale di Cloudflare e vengono trattate nel centro dati più vicino al visitatore;
• Weaviate B.V. (Paesi Bassi) per il database vettoriale e la ricerca nei contenuti della base di conoscenza, con hosting nell'UE;
• Google LLC per Google Gemini, che genera tutte le risposte della chat e i riassunti delle conversazioni e legge i file allegati a una chat;
• Google Ireland Limited e Google LLC per l'analisi web (Google Analytics, Google Tag Manager), solo dopo il consenso espresso nel banner dei cookie;
• SideGuide Technologies, Inc. (Firecrawl) per la scansione delle pagine web pubbliche espressamente selezionate dall'utente;
• Stripe Payments Europe, Limited e Stripe, Inc. per checkout, abbonamenti, pagamenti e gestione delle fatture;
• autorità, tribunali, consulenti o altri terzi quando la comunicazione è richiesta dalla legge o necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto.

I responsabili del trattamento sono vincolati contrattualmente alla protezione dei dati, alla riservatezza e a una sicurezza adeguata. Alcuni fornitori, in particolare Stripe, possono inoltre trattare determinati dati come titolari autonomi per finalità proprie stabilite dalla legge.

A seconda del modello di IA selezionato, della configurazione del progetto e dei fornitori nonché del caso di assistenza, i dati possono essere trattati in Svizzera, Paesi Bassi, Irlanda, altri Stati dello Spazio economico europeo e Stati Uniti. Cloudflare tratta le richieste a swai.chat e cdn.swai.chat nel centro dati più vicino al visitatore, che può trovarsi anche al di fuori della Svizzera e del SEE. I fornitori possono avvalersi di sub-responsabili approvati in altri Paesi indicati nei loro elenchi aggiornati. Se si acconsente a Google Analytics, i dati di utilizzo possono essere trasferiti a Google e trattati da quest'ultima anche negli Stati Uniti.

Per i Paesi destinatari privi di un livello di protezione riconosciuto come adeguato, utilizziamo in particolare clausole contrattuali tipo riconosciute, adattate ai requisiti svizzeri, e adottiamo ove necessario ulteriori misure contrattuali, organizzative o tecniche. Ricorriamo alle eccezioni di legge solo quando ne ricorrono i presupposti. Le garanzie applicabili a uno specifico trasferimento possono essere richieste al nostro indirizzo di contatto.

Il sito web e il Creator utilizzano cookie tecnicamente necessari per accesso, sicurezza, gestione della sessione, impostazione della lingua e navigazione, nonché per sbloccare le pagine demo protette da password. Se si vota sulla nostra roadmap pubblica, un cookie con un identificativo casuale (swai_roadmap_voter, valido un anno) impedisce voti doppi; memorizziamo questo identificativo solo come hash. Un chatbot incorporato memorizza l'identificativo della conversazione, i messaggi della conversazione in corso e l'eventuale chiusura della finestra di chat o del suo popup di benvenuto nella memoria di sessione del browser, così da proseguire la conversazione finché la scheda resta aperta. I file allegati non vi vengono memorizzati. Memorizza inoltre la lingua scelta per il chatbot in un cookie di sessione (i18next) e nella memoria locale (i18nextLng) del sito web in cui è incorporato. La scelta relativa ai cookie viene salvata nella memoria locale del browser; dopo 180 giorni il banner la richiede di nuovo. Il banner dei cookie gestisce solo Google Analytics (vedi sotto). I cookie e le memorie descritti in questo paragrafo sono necessari per le funzioni utilizzate e non rientrano quindi nel banner.

Sulle nostre pagine web pubbliche (compresa questa) utilizziamo, in via facoltativa, Google Analytics 4 di Google per capire come i visitatori utilizzano il nostro sito. Google Analytics viene caricato tramite Google Tag Manager (googletagmanager.com) e solo dopo che nel banner dei cookie sono stati accettati i cookie di analisi. Vengono quindi impostati i cookie _ga e _ga_<ID contenitore>, che consentono a Google di riconoscere un browser e di raggruppare le visualizzazioni di pagina in sessioni; a Google vengono trasmessi dati di utilizzo come le pagine visitate, la posizione approssimativa e informazioni sul browser e sul dispositivo. Non utilizziamo né Google Signals né le funzioni di personalizzazione pubblicitaria. La base giuridica è il consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR ovvero consenso ai sensi della LPD).

La scelta può essere modificata o il consenso revocato in qualsiasi momento tramite il pulsante delle impostazioni dei cookie in basso a sinistra sul nostro sito. Dopo la revoca, Google Analytics non viene più caricato e i relativi cookie vengono eliminati.

• I dati di account, profilo, configurazione, conoscenza e conversazione sono in genere conservati per la durata dell'account o del contratto, oppure fino alla cancellazione da parte del cliente autorizzato. Dopo la fine del contratto, i dati residui vengono cancellati o anonimizzati quando non sono più necessari per la gestione e la prova.
• Per le importazioni di siti web, i processi di scansione e i risultati intermedi sono necessari solo per eseguire e risolvere problemi dell'importazione; i contenuti importati rimangono una fonte della base di conoscenza finché il cliente non li cancella.
• In genere conserviamo i documenti contrattuali, di fatturazione e contabili per dieci anni al fine di rispettare gli obblighi legali.
• I log dell'applicazione, degli accessi e della sicurezza vengono conservati solo per il tempo necessario al funzionamento, alla sicurezza e all'analisi di incidenti specifici. Il periodo varia in base al sistema e all'evento.
• I dati raccolti da Google Analytics vengono eliminati automaticamente dopo due mesi.
• I dati cancellati possono rimanere temporaneamente in backup ad accesso limitato fino alla sovrascrittura programmata. Restano salvi gli obblighi legali di conservazione e i legittimi interessi alla preservazione delle prove.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui trasmissione cifrata, accessi basati sui ruoli, autorizzazioni separate, registrazione, backup e protezione dalle richieste abusive. Nessun sistema è completamente sicuro e non è possibile garantire una protezione assoluta.

Per generare una risposta, il messaggio del visitatore, un eventuale file allegato, lo svolgimento della conversazione, gli estratti pertinenti delle fonti di conoscenza fornite dal cliente e le istruzioni vengono trasmessi al modello Google Gemini selezionato per il chatbot. Google Gemini genera tutte le risposte della chat e, nelle conversazioni più lunghe, riassunti dei messaggi precedenti che fungono da memoria del chatbot. Microsoft Azure OpenAI crea esclusivamente embedding, cioè rappresentazioni numeriche dei contenuti della base di conoscenza e delle query di ricerca derivate dai messaggi dei visitatori, che servono a trovare gli estratti pertinenti; non genera risposte. SWAI non utilizza i dati dei clienti o delle conversazioni per addestrare modelli di IA disponibili al pubblico.

Il servizio non è destinato a prendere decisioni riguardanti persone basate unicamente su un trattamento automatizzato e che producano effetti giuridici o analogamente significativi. I clienti che utilizzano il chatbot in processi decisionali sono responsabili di un'adeguata verifica umana e delle eventuali informazioni aggiuntive richieste.

Nei limiti del diritto applicabile, è possibile richiedere in particolare l'accesso, la rettifica, la cancellazione, la consegna o il trasferimento dei propri dati. Quando si applica il GDPR, possono inoltre sussistere diritti di limitazione e opposizione. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro. Possiamo richiedere una prova dell'identità e limitare i diritti nella misura consentita dalla legge. È inoltre possibile presentare reclamo all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) o, se applicabile, a un'autorità europea competente.

Se la richiesta riguarda una conversazione con il chatbot di un cliente aziendale, contattare prima il gestore del relativo sito web. Il gestore trasmetterà a SWAI le istruzioni necessarie.

Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT)

Inviare le richieste relative alla protezione dei dati a info@swai-solutions.ch. Aggiorniamo questa informativa quando il servizio, i fornitori utilizzati o la situazione giuridica cambiano in modo sostanziale. Fa fede la versione pubblicata su questa pagina; la data di aggiornamento è indicata all'inizio.