Politique de confidentialité

Le responsable des traitements dont SWAI détermine les finalités et les moyens est :

SWAI agit en principe comme responsable du traitement pour l'exploitation du Creator ainsi que pour les données de compte, d'abonnement, de facturation, d'assistance, de sécurité et d'utilisation.

Lorsqu'une entreprise cliente déploie un chatbot SWAI sur son site, elle détermine généralement la finalité et le contenu des conversations et en assume la responsabilité. SWAI traite alors les données de conversation et de connaissances comme sous-traitante, selon les instructions de la cliente.

Cette politique s'applique à swai.chat et aux sous-domaines associés, au Creator, à l'interface de programmation et aux chatbots SWAI intégrés. Nous traitons les données personnelles conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et à son ordonnance. Lorsque le RGPD s'applique, le traitement repose, selon l'opération, sur l'exécution d'un contrat ou des mesures précontractuelles (art. 6, par. 1, let. b), une obligation légale (let. c), des intérêts légitimes (let. f) ou le consentement (let. a).

Nous obtenons des données personnelles auprès des sources suivantes :

• directement auprès des titulaires de compte, membres d'organisation, contacts d'assistance et clients payants ;
• auprès des entreprises clientes qui gèrent les comptes, fournissent les contenus de connaissance ou intègrent un chatbot ;
• auprès des visiteurs qui communiquent avec un chatbot intégré ;
• à partir des sites web publics qu'un utilisateur autorisé sélectionne expressément pour l'exploration ;
• automatiquement à partir des navigateurs, appareils, serveurs et services connectés.

• Données d'identité, de compte et de profil, notamment le nom, l'adresse e-mail, l'identifiant utilisateur, l'organisation, le rôle et les droits d'accès.
• Données contractuelles, d'abonnement, de facturation, d'utilisation et de paiement. Les données complètes de carte ou de compte bancaire sont traitées directement par Stripe et ne sont pas enregistrées par SWAI.
• Configurations des chatbots, prompts système, domaines autorisés, traductions, FAQ, documents importés et contenus de sites web publics expressément sélectionnés.
• Données de chat et d'interaction, notamment les messages, réponses générées, identifiant de session, horodatages, extraits de connaissances consultés et éventuels commentaires.
• Fichiers que les visiteurs joignent à un message de chat, si l'entreprise cliente a activé l'envoi de fichiers (images, documents PDF et Word jusqu'à 5 Mo). Ils servent uniquement à répondre au visiteur dans cette conversation : le fichier, ou le texte extrait d'un document Word, est transmis à Google Gemini et conservé avec la mémoire de la conversation dans notre base de données chez Supabase en Suisse jusqu'à la suppression de la conversation. Le navigateur du visiteur ne conserve que le nom et le type du fichier pendant la session en cours.
• Coordonnées et demandes que les visiteurs laissent dans un chat pour un transfert par e-mail, si l'entreprise cliente l'a activé : nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone et la demande. Elles sont envoyées avec la conversation par e-mail à l'adresse définie par l'entreprise cliente. En dehors de la conversation, dans laquelle elles restent contenues, SWAI n'enregistre que la date et l'heure du transfert.
• Données techniques, de journalisation et de sécurité, notamment l'adresse IP, l'heure, la ressource demandée, le référent, les informations sur le navigateur et l'appareil, ainsi que les signaux d'erreur ou d'abus.

• Fournir et gérer les comptes, organisations, autorisations et abonnements ; pour exécuter notre contrat.
• Importer, segmenter, indexer et rechercher les sources de connaissance, générer et fournir les réponses du chatbot et, si l'entreprise cliente l'a activé, lui transmettre par e-mail les demandes des visiteurs ; pour exécuter notre contrat.
• Gérer les paiements, factures, contingents et l'utilisation ; pour exécuter notre contrat et respecter nos obligations légales.
• Fournir l'assistance et communiquer au sujet du service ; pour exécuter notre contrat et dans notre intérêt légitime à assurer une bonne assistance.
• Assurer la sécurité, prévenir les abus, analyser les erreurs et garantir la disponibilité et la qualité ; dans notre intérêt légitime à fournir un service sûr et fiable.
• Utiliser des fonctions facultatives d'analyse (Google Analytics) uniquement sur la base du consentement (art. 6, par. 1, let. a RGPD) lorsque celui-ci est légalement requis.

Nous ne communiquons les données personnelles que dans la mesure nécessaire aux finalités décrites. Les destinataires comprennent notamment :

• l'entreprise cliente concernée et son personnel autorisé, qui peuvent consulter les conversations, contenus de connaissance, configurations et analyses d'utilisation de leur chatbot ;
• Supabase, Inc. (États-Unis) pour l'authentification, la base de données de l'application et la mémoire des conversations, y compris les pièces jointes du chat, avec hébergement en Suisse (Zurich) ;
• Microsoft et ses sociétés affiliées pour l'hébergement de l'application Azure, le stockage de fichiers et Azure OpenAI, qui crée uniquement des embeddings (voir section 11), le tout dans la région Azure Switzerland North (Suisse) ;
• Microsoft pour les e-mails : Azure Communication Services Email (données stockées en Suisse) envoie à notre équipe les messages de nos formulaires d'assistance, de demande d'accès et de suggestion de fonctionnalités et à l'entreprise cliente les e-mails de transfert contenant les coordonnées, la demande et la conversation d'un visiteur, et Microsoft 365 envoie les e-mails de connexion, d'invitation et de réinitialisation du mot de passe et héberge nos boîtes aux lettres ;
• Cloudflare, Inc. (États-Unis) comme fournisseur DNS ainsi que comme proxy et réseau de diffusion de contenu (CDN) pour le site web et le Creator sous swai.chat et pour les scripts et images du chatbot que cdn.swai.chat fournit aux sites web intégrant un chatbot, y compris la protection contre les attaques. Ces requêtes transitent par le réseau mondial de Cloudflare et sont traitées dans le centre de données le plus proche du visiteur ;
• Weaviate B.V. (Pays-Bas) pour la base de données vectorielle et la recherche dans les contenus de connaissance, avec hébergement dans l'UE ;
• Google LLC pour Google Gemini, qui génère toutes les réponses du chat et les résumés de conversation et lit les fichiers joints à un chat ;
• Google Ireland Limited et Google LLC pour l'analyse web (Google Analytics, Google Tag Manager), uniquement après votre consentement dans la bannière de cookies ;
• SideGuide Technologies, Inc. (Firecrawl) pour explorer les pages web publiques expressément sélectionnées par l'utilisateur ;
• Stripe Payments Europe, Limited et Stripe, Inc. pour le paiement, les abonnements, les transactions et la gestion des factures ;
• les autorités, tribunaux, conseillers ou autres tiers lorsqu'une communication est légalement requise ou nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Les sous-traitants sont contractuellement tenus de respecter la protection des données, la confidentialité et une sécurité appropriée. Certains prestataires, notamment Stripe, peuvent également traiter certaines données en qualité de responsables indépendants pour leurs propres finalités prévues par la loi.

Selon le modèle d'IA sélectionné, la configuration du projet et des prestataires ainsi que le cas d'assistance, les données peuvent être traitées en Suisse, aux Pays-Bas, en Irlande, dans d'autres États de l'Espace économique européen et aux États-Unis. Cloudflare traite les requêtes vers swai.chat et cdn.swai.chat dans le centre de données le plus proche du visiteur, qui peut aussi se trouver hors de Suisse et de l'EEE. Les prestataires peuvent recourir à des sous-traitants approuvés dans d'autres pays indiqués dans leurs listes de sous-traitants à jour. Si vous consentez à Google Analytics, des données d'utilisation peuvent également être transmises à Google et traitées par celle-ci aux États-Unis.

Pour les pays destinataires ne bénéficiant pas d'un niveau de protection reconnu comme adéquat, nous utilisons notamment des clauses contractuelles types reconnues, adaptées aux exigences suisses, et prenons si nécessaire des mesures contractuelles, organisationnelles ou techniques supplémentaires. Nous ne recourons aux exceptions légales que lorsque leurs conditions sont remplies. Les garanties applicables à un transfert précis peuvent être demandées à notre adresse de contact.

Le site web et le Creator utilisent des cookies techniquement nécessaires pour la connexion, la sécurité, la gestion de session, le réglage de la langue et la navigation, ainsi que pour déverrouiller les pages de démonstration protégées par mot de passe. Si vous votez sur notre feuille de route publique, un cookie contenant un identifiant aléatoire (swai_roadmap_voter, valable un an) empêche les votes en double ; nous n'enregistrons cet identifiant que sous forme de hachage. Un chatbot intégré enregistre l'identifiant de la conversation, les messages de la conversation en cours et la fermeture éventuelle de la fenêtre de chat ou de sa fenêtre d'accueil dans le stockage de session du navigateur, afin que la conversation puisse se poursuivre tant que l'onglet reste ouvert. Les fichiers joints eux-mêmes n'y sont pas enregistrés. Il mémorise en outre la langue choisie pour le chatbot dans un cookie de session (i18next) et dans le stockage local (i18nextLng) du site web sur lequel il est intégré. Votre choix concernant les cookies est enregistré dans le stockage local de votre navigateur ; la bannière vous le redemande après 180 jours. La bannière de cookies ne gère que Google Analytics (voir ci-dessous). Les cookies et stockages décrits dans ce paragraphe sont nécessaires aux fonctions que vous utilisez et ne relèvent donc pas de la bannière.

Sur nos pages web publiques (y compris celle-ci), nous utilisons, de manière facultative, Google Analytics 4 de Google afin de comprendre comment les visiteurs utilisent notre site. Google Analytics est chargé via Google Tag Manager (googletagmanager.com) et uniquement après que vous avez accepté les cookies d'analyse dans la bannière de cookies. Les cookies _ga et _ga_<ID du conteneur> sont alors déposés ; ils permettent à Google de reconnaître un navigateur et de regrouper les pages vues en sessions. Des données d'utilisation telles que les pages consultées, la localisation approximative ainsi que des informations sur le navigateur et l'appareil sont transmises à Google. Nous n'utilisons ni Google Signals ni les fonctions de personnalisation publicitaire. La base juridique est votre consentement (art. 6, par. 1, let. a RGPD ou consentement au sens de la LPD).

Vous pouvez à tout moment modifier votre choix ou retirer votre consentement au moyen du bouton des paramètres des cookies, en bas à gauche de notre site. Après un retrait, Google Analytics n'est plus chargé et les cookies correspondants sont supprimés.

• Les données de compte, de profil, de configuration, de connaissance et de conversation sont en principe conservées pendant la durée du compte ou du contrat, ou jusqu'à leur suppression par la cliente autorisée. Après la fin du contrat, les données restantes sont supprimées ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires au règlement et à la preuve.
• Pour les imports de sites web, les tâches d'exploration et résultats intermédiaires ne sont nécessaires qu'à l'exécution et au dépannage de l'import ; les contenus importés restent une source de connaissance jusqu'à leur suppression par la cliente.
• Nous conservons en règle générale les pièces contractuelles, de facturation et comptables pendant dix ans afin de respecter les obligations légales.
• Les journaux de l'application, des accès et de la sécurité ne sont conservés que le temps nécessaire à l'exploitation, à la sécurité et à l'analyse d'incidents précis. La durée varie selon le système et l'événement.
• Les données collectées par Google Analytics sont supprimées automatiquement après deux mois.
• Les données supprimées peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes à accès restreint jusqu'à leur remplacement planifié. Les obligations légales de conservation et les besoins légitimes de préservation des preuves demeurent réservés.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le chiffrement des transmissions, les accès fondés sur les rôles, la séparation des autorisations, la journalisation, les sauvegardes et la protection contre les requêtes abusives. Aucun système n'est entièrement sûr et une protection absolue ne peut être garantie.

Pour générer une réponse, le message du visiteur, un éventuel fichier joint, le déroulement de la conversation, les extraits pertinents des sources de connaissance fournies par la cliente et les instructions sont transmis au modèle Google Gemini sélectionné pour le chatbot. Google Gemini génère toutes les réponses du chat et, dans les conversations plus longues, des résumés des messages antérieurs qui servent de mémoire au chatbot. Microsoft Azure OpenAI crée uniquement des embeddings, c'est-à-dire des représentations numériques des contenus de connaissance et des requêtes de recherche dérivées des messages des visiteurs, qui servent à trouver les extraits pertinents ; il ne génère pas de réponses. SWAI n'utilise pas les données des clients ou des conversations pour entraîner des modèles d'IA accessibles au public.

Le service n'est pas destiné à prendre, à l'égard de personnes, des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques ou similaires. Les clients qui utilisent le chatbot dans des processus décisionnels sont responsables d'un contrôle humain approprié et des informations supplémentaires requises.

Sous réserve du droit applicable, vous pouvez notamment demander l'accès, la rectification, la suppression, la remise ou le transfert de vos données. Lorsque le RGPD s'applique, vous pouvez également disposer de droits à la limitation du traitement et à l'opposition. Un consentement peut être retiré à tout moment pour l'avenir. Nous pouvons demander une preuve d'identité et limiter les droits dans la mesure autorisée par la loi. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou, le cas échéant, auprès d'une autorité européenne compétente.

Si votre demande concerne une conversation avec le chatbot d'une entreprise cliente, veuillez d'abord contacter l'exploitant du site concerné. Celui-ci transmettra les instructions nécessaires à SWAI.

Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)

Adressez vos demandes relatives à la protection des données à info@swai-solutions.ch. Nous actualisons cette politique lorsque le service, les prestataires utilisés ou la situation juridique changent de manière significative. La version publiée sur cette page fait foi ; sa date de mise à jour figure en haut de la page.